Descripción Subdirección:

El Grupo de Gestión Financiera y Contable implementa mecanismos que favorecen su interacción con las diferentes dependencias del Ministerio, sirviendo de guía a la ejecución y control de los recursos; de esta manera busca que todas las operaciones que se realicen en la Entidad se encuentren articuladas con los lineamientos que en materia financiera y contable rigen las finanzas públicas.

La subdirección mantiene permanente comunicación con las entidades adscritas al Ministerio, así como con la Contaduría General de la Nación, entidad a la cual el Ministerio del Interior y de Justicia y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, rinden trimestralmente sus estados financieros, teniendo en cuenta que la información financiera y contable se constituye como un instrumento de control, que garantiza la correcta aplicación en la ejecución de los recursos públicos. Este Grupo atiende también, los requerimientos efectuados por las dependencias del Ministerio, los organismos de control y las inquietudes presentadas por la comunidad en general.

Adicional a lo anterior, la gestión Administrativa contribuye al logro de la misión general del Ministerio, apoyando y asistiendo a todas las dependencias que lo conforman, administrando los bienes, servicios y gestión documental adecuados para el cumplimiento de las funciones de cada una, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad, enmarcados dentro de los principios y valores fundamentales establecidos en la política institucional del Ministerio y la Constitución Política.

Para desarrollar sus actividades, el Grupo de Gestión Administrativa comprende las áreas: Plan de Compras, Almacén Bienes e Inventarios, Bienes Muebles e Inmuebles, Mantenimiento, Archivo, Correspondencia y Centro de Documentación.

Funciones Subdirección:

1. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto.
2. Consolidar el programa anual de caja mensualizado del Ministerio y sus fondos, de acuerdo con las programaciones presentadas por las dependencias.
3. Elaborar el plan de compras y adelantar las actuaciones tendientes a su cumplimiento.
4. Planear, programar, controlar y supervisar los procedimientos de almacenamiento, aseguramiento, suministro, custodia, distribución y baja de los bienes necesarios para el buen funcionamiento del Ministerio y sus fondos.
5. Coordinar, supervisar y controlar el sistema de gestión documental de la entidad.
6. Coordinar y supervisar el funcionamiento y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles puestos a disposición del Ministerio o sus fondos, a cualquier título.
7. Coordinar, planear, y controlar las actividades relacionadas con los asuntos financieros de la entidad.
8. Gestionar, aplicar y controlar los recursos financieros asignados al Ministerio, al Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana (Fonsecon), al Fondo de Protección de Justicia y al Fondo Nacional para la Lucha contra la Trata de Personas.
9. Garantizar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales, contables y de tesorería, y patrimoniales del Ministerio y sus fondos.
10. Elaborar el balance del Ministerio y sus fondos, y presentarlos de acuerdo con las normas vigentes a la Contaduría General de la Nación y al Departamento Nacional de Planeación.
11. Efectuar los pagos de las obligaciones de la entidad de conformidad con las normas legales vigentes.
12. Garantizar la sostenibilidad del sistema contable de los estados financieros del Ministerio y sus fondos, en cumplimiento de la normatividad emitida por la Contaduría General de la Nación.
13. Hacer seguimiento y controlar la ejecución de los recursos del Ministerio y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia y los demás fondos, y la de los recursos entregados en administración a terceros.
14. Realizar las evaluaciones financieras a las propuestas presentadas en los procesos de contratación del Ministerio y del Fondo de Participación y del Fortalecimiento de la Democracia.
15. Aplicar y realizar las operaciones en los sistemas de información establecidos para el cierre de cada vigencia.
16. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.
17. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
18. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.